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Gli strumenti di myfoglio per prevenire i problemi di cassa: monitorare le spese

Abbiamo già visto come monitorare le entrate con myfoglio, ma i problemi di cassa sono di solito legati alle uscite. Queste ultime vanno fronteggiate quando si verificano, ma anche previste in modo da avere la liquidità necessaria a pagarle. Vediamo quali strumenti possiamo utilizzare per controllare i flussi di cassa negativi.

Impariamo innanzitutto a usare myfoglio come una sorta di agenda delle scadenze: usiamo le registrazioni di note spese per assicurarci di tenere sotto controllo le uscite. Andiamo nel menu Nuova | Registrazione | Nota spese: se sappiamo di dover pagare un F24 dell’INPS o altro, inseriamo questa spesa come nota spese; se abbiamo già sostenuto la spesa, commutiamo il campo Pagato in Sì, altrimenti lasciamo No. In questo modo si potranno filtrare le spese come abbiamo fatto per le fatture.

Nota spese

 

E’ importante compilare bene la nota spese, perché oltre a fungere da promemoria è anche un documento che andrà a confluire nella Prima nota. Se abbiamo un F24 da pagare, alleghiamolo agli Allegati nella Nota spese, così da averlo a portata di mano come copia di avvenuto pagamento o come documento da pagare.

Ritorniamo quindi ai nostri filtri: dal menu Visualizza | Registrazione | Note spese, filtriamo quelle non pagate: questo filtro è sufficiente, perché nell’elenco delle note spese, la linguetta di colore giallo o rosso ci dice già se la nota spese è scaduta o meno. La somma di questi documenti ci dirà quali spese dovremo ancora sostenere e quindi quanta liquidità è necessaria. Se si tratta di stipendi da pagare, possiamo comunque creare una nota spese, inserendo il nome del dipendente nel campo Cliente/fornitore, e nel tag categoria una dizione esplicita, tipo “Stipendio dicembre 2016”. Per un’azienda di piccole dimensioni o un freelance questa gestione è semplice ed efficace.

Per concludere, ecco qualche suggerimento per non restare a corto di liquidità. Quando viene avviata un’attività spesso si è molto “spensierati”: pur di prendere nuovi clienti o di non perdere quelli acquisiti si tende ad accordare pagamenti fattura piuttosto lunghi, a 60 o a 90 gg., ma queste concessioni possono a lungo andare generare problemi di cassa; è meglio perciò essere elastici sulle scadenze di fatture a vista piuttosto che tentare di essere tassativi sugli incassi di fatture scadute a 60/90 gg.

Per evitare di lavorare gratis o quasi, su progetti che richiedono tempo è buona regola richiedere degli acconti, e successivamente dei SAL man mano che il lavoro procede. Se si accordano pagamenti rateali, considerate la possibilità di aggiungere degli interessi a carico del cliente, perché se foste voi nella necessità di richiede un credito per far fronte a ritardati pagamenti dei vostri clienti, beh sappiate che le banche o le finanziarie non vi risparmierebbero gli interessi! Last but not least, fatturate celermente, non pensate che la fatturazione sia un’attività ausiliaria, fa parte delle attività aziendali e come tale va svolta con metodicità e tempestività.

 

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