I problemi di cassa di un’azienda di servizi o di produzione di solito sono quelli che mettono ko l’attività, prima di quelli economici. L’assenza di contante blocca il flusso lavorativo, perché vari aspetti del management aziendale comportano spese costanti o periodiche: interessi bancari, stipendi del personale, pagamento di imposte e tributi, acquisto di competenze e diritti, ecc. Vediamo quali sono gli aspetti da tenere in considerazione per prevenire i problemi di cassa e quali strumenti di ERP offre myfoglio.
Per le attività stagionali è bene tenere tracciare le vendite: capire quali sono i periodi in cui si vende di più e quali quelli in cui le vendite si bloccano è importante perché consente di mettere da parte il contante necessario a “sopravvivere” ai periodi di magra. Buona norma vorrebbe che il contante in cassa sia sufficiente per almeno 3 mesi di attività, o per le aziende di produzione almeno per acquistare il necessario a impedire che la produzione si arresti allo svuotarsi dei magazzini. Al di là di stretti calcoli di controllo produzione/gestione, un freelance o un’azienda che utilizza myfoglio può effettuare delle proiezioni di incassi in almeno due modi:
- controllando le fatture da incassare, in modo da sollecitare gli insoluti o capire quanto deve ancora incassare;
- effettuando un grafico dell’andamento aziendale dell’anno precedente per capire quali periodi vanno in “recessione” e quali sono i più produttivi dal punto di vista degli incassi, tenuto conto che spesso le fatture non sono “a vista” ma vengono pagate con un certo ritardo concordato.
Per controllare le fatture emesse scadute e non pagate, clicchiamo nel menu Documenti emessi | Fatture, quindi elaboriamo i filtri: clicchiamo su Scaduto e Non pagato. Si visualizzeranno così le fatture ancora da incassare, che possono essere sollecitate; per conoscere invece le fatture che saranno incassate, togliamo il filtro Scaduto e lasciamo il Non pagato; queste ultime, anche se non ancora scadute, sono da tenere sott’occhio.
Per monitorare entrate e uscite, andiamo invece nell’apposito task di myfoglio: dal menu Visualizza | Riepilogo | Flusso di cassa, otterremo il grafico dell’andamento di cassa, che tiene conto dello scaduto:
Se si gestiscono più conti/banche, si può filtrare il flusso di cassa sul singolo conto bancario: dal Flusso di cassa, in alto a destra selezionare Banca/conto.
Se l’attività non è neonata, si possono studiare i flussi di cassa dell’anno precedente e analizzarli al fine di trarne delle conclusioni utili: andiamo nel menu Visualizza, clicchiamo su Riepilogo | Entrate/Uscite e selezioniamo l’anno 2015 per vedere quali sono stati i periodi con problemi di cassa. Nell’esempio che segue si può vedere che giugno, luglio e agosto sono stati dei mesi piuttosto blandi dal punto di vista degli incassi, che appena coperto le spese; ciò può essere dovuto ad esempio alla chiusura estiva di molti clienti, o forse al fatto che l’attività non è stata sufficientemente destagionalizzata. Insomma, i grafici servono a questo: a fotografare una situazione che possa servire a comprendere come procede la gestione aziendale e prevenire i problemi di cassa; quando riferiti all’anno precedente possono rappresentare una proiezione per l’anno in corso e aiutarci a mettere da parte quanto più o meno sarà necessario per coprire i periodi di crisi.
Nel prossimo articolo vedremo come tenere sott’occhio le spese, anche quelle non scadute, in modo da valutare quanto contante serve per non bloccare l’attività aziendale.
