Le fatture elettroniche devono essere conservate in formato digitale e tale obbligo ricade sia su chi le emette che su chi le riceve.
Per ottemperare a questo obbligo è necessario avvalersi di un sistema di conservazione ad hoc, ad esempio l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione dei contribuenti un servizio gratuito di conservazione (maggiori informazioni reperibili qui, sul sito dell’agenzia: Aderire al servizio di Conservazione).
Oppure ci si può avvalere di un servizio fornito da un soggetto che garantisca i requisiti necessari per la conservazione a norma per ogni documento elettronico:
- identificazione certa di chi ha formato il documento
- integrità del documento
- leggibilità e agevole reperibilità del documento e delle informazioni identificative
L’Agenzia delle Entrate ha fornito dei chiarimenti su alcuni punti di interesse:
- è possibile effettuare la conservazione sostitutiva della stessa fattura con più soggetti contemporaneamente, ad esempio Agenzia delle Entrate ed un altra società privata che eroga il servizio di conservazione delle fatture elettroniche
- se un soggetto chiude la partita IVA la conservazione della fattura elettronica è assicurata dall’Agenzia delle Entrate per 15 anni
- gli operatori che rientrano nelle categorie esentate dall’obbligo di fatturazione elettronica (regime di vantaggio o forfettario) non sono nemmeno obbligati alla conservazione digitale a meno che non forniscano direttamente alla controparte un indirizzo PEC o un codice destinatario (sono comunque obbligati a conservare le fatture in modo analogico, ad esempio in formato cartaceo).
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