I progetti aziendali dovrebbero partire da un business plan che indichi grossomodo le voci di spesa e gli utili attesi e procedere con una buona rendicontazione di progetto che restituisca esattamente la fotografia degli utili e delle eventuali perdite subite, affinché l’azienda possa decidere di portarlo avanti o stralciarlo dalle proprie attività. Vediamo quali sono le voci più comuni da considerare nel calcolo dei costi di un progetto e come rendicontarle con l’ausilio di myfoglio e un foglio di calcolo.
Un progetto di solito contiene almeno le seguenti voci di spesa: costo annuo/mensile o a progetto del manager responsabile; costo del personale addetto; costo delle materie prime e dei servizi impiegati; costo dei consulenti esterni che lo gestiscono; costi di gestione amministrativa; costi di consegna se sostenuti; costi finanziari e bancari ove sostenuti (per esempio interessi su cauzioni negli appalti pubblici; interessi su castelletti, assicurazioni, ecc.); perdite su cambi per progetti extracomunitari; costi di ricerca; vari ed eventuali (per esempio costi per danni causati nella realizzazione del progetto); costi di ammortamento delle macchine impiegate. Ovviamente l’elenco non è esaustivo ma è abbastanza realistico.
myfoglio, la piattaforma di fatturazione online, consente la rendicontazione di progetto, grazie alle feature di gestionalità e a un piccolo escamotage: si può creare un nuovo preventivo — intestato alla nostra azienda, perché in realtà è a uso interno — inserendo come “spese” i relativi costi. Ecco i principali passaggi. Dal menu “Nuova | Registrazione” scegliamo “Fattura”, quindi inseriamo come “Fornitore” i dati della nostra azienda e come numero documento, il titolo del progetto, per esempio “Progetto A”
Nella parte descrittiva della fattura, clicchiamo su “Spesa” e inseriamo le voci di costo del progetto con relativo importo sostenuto o da sostenere e unità di misura, rispettando una regoletta pratica: nel campo “Codice” inseriamo “Spesa Progetto A” e nel campo “Descrizione” la descrizione della spesa sostenuta (Consulenza fiscale, ore lavoro, interessi passivi su prestito, ecc.).
Il codice inserito ci consente eventualmente di effettuare una ricerca e tirare fuori tutte le spese relative al Progetto A, mentre il totale in fattura è esattamente quanto speso per esso, ovvero la rendicontazione di progetto, che può essere esportata e analizzata. Inoltre, essendo stata generata una fattura spese, myfoglio la detrae dagli incassi, come è giusto che sia.
Ricordiamo che una rendicontazione di progetto richiede sempre la documentazione relativa, per cui alleghiamo alla fattura creata tutti i documenti relativi al progetto, con un accorgimento pratico: prima di importare i file, rinominiamoli facendo in modo che nel nome figuri Progetto A, per esempio: “Progetto A – contratto leasing Mercedes Benz”; “Progetto A – Consulenza Fiscale dott. Rossi”; ecc.
