Quando ho iniziato a usare le suite Office (quella di Microsoft prima, poi OpenOffice.org e ora anche Google Docs) spesso non mi sono soffermata molto a valutare l’opportunità di scegliere accuratamente fra un foglio di testo tipo Word o un foglio di calcolo tipo Excel. Questo perché è quasi istintivo usare Excel quando si vuole impostare una tabella, anche se questa non è destinata a contenere dati numerici ma solo testo, e sebbene il termine “foglio di calcolo” dovrebbe far presagire qualcosa.
Poi l’esperienza ha portato consiglio; ho constatato che una tabella, per quanto complessa, può essere generata e formattata bene anche in Word; al contrario, Excel ha delle potenzialità enormi nei calcoli, ma poca utilità se deve solo formattare testo in caselle. Pertanto, se il documento deve contenere prevalentemente testo, il quale a sua volta deve essere ordinato e formattato in tabella, ma non serve a presentare formule e calcoli, allora i programmi di videoscrittura sono quelli più indicati: tutti contengono un menu “Tabella” per generare la griglia, scegliere il formato delle celle, allineare il testo all’interno della casella, ecc. Inoltre, questo modo di procedere offre il vantaggio di integrarsi all’interno di una struttura elegante di testo, con tutte le opzioni grafiche del caso.
In Excel, le celle possono contenere solo un certo numero di caratteri, e ottenere un’impostazione “grafica” del documento richiederebbe uno sforzo inutile, come unire celle, allargare e stringere colonne e righe. Diversamente, operazioni logiche sul testo — per esempio, calcolare quante volte ricorre una determinata parola all’interno di una tabella — o numeriche, come funzioni matematiche vere e proprie, deve indurre automaticamente a generare un documento Excel o foglio di calcolo, perché un documento di testo non può calcolare nulla.
Per quanto banale possa risultare questa distinzione, poniamo il caso di dover creare una tabella con i nomi di autori e relativo titolo della loro opera, con una piccola didascalia alla tabella. Word o Excel? Ecco gli screenshot di entrambi i risultati (il primo è di Excel, il secondo è di Pages, la piattaforma word di Apple):
