Il webclient di posta elettronica firmato Google conta ormai milioni di utenti. Gmail è un’alternativa gratuita a Microsoft Outlook e consente di accedere alla posta elettronica da qualsiasi postazione Internet.
La funzione che ho trovato più funzionale, soprattutto in abbinata con telefonini Android, è la possibilità di usare Gmail come rubrica telefonica, sempre sincronizzata e accessibile via Internet. Per esempio, formattando il computer o lo smartphone, i contatti salvati in Gmail non vanno perduti e non è necessario fare alcun backup della rubrica.
Perciò, se state pensando di migrare da altri client di posta elettronica verso Gmail, allora vi può essere utile sapere come importare da un foglio CSV — generabile con Microsoft Excel, Google Docs, OpenOffice.org, ecc.) contatti organizzati in una tabella.
Una volta creato un account Google, da http://www.gmail.com si può effettuare l’accesso al webclient che generalmente si apre in modalità lettura, cioè visualizzando le e-mail ricevute e fornendo le funzioni di invio/ricezione posta elettronica:
Dalla figura precedente si può notare una freccetta accanto alla scritta “Gmail”. Facendo clic su di essa, si può andare nella rubrica di Gmail: Contatti.
Cliccando sul pulsante “Sfoglia”, selezioniamo il file CSV e il gioco è fatto. I contatti possono anche essere organizzati in “Cerchie” ovvero categorie: famiglia, clienti, fornitori, collaboratori, ecc.
Inoltre, chi utilizza Mac, può importare file vCard direttamente. Per maggiori informazioni è disponibile comunque la guida di Google.
Dal pulsante “Nuovo contatto” si inseriscono i nominativi singolarmente, ma se i nostri contatti sono molti, possiamo utilizzare un altro sistema. Molti cellulari, ma anche Outlook, Yahoo! Mail, Eudora, o software su PC offrono la possibilità di esportare la rubrica in formato Excel.
Aprendo il file così generato (o se utilizziamo Excel per registrare, per esempio, dati di contatto di clienti e fornitori), allora basterà modificare opportunamente le intestazioni di colonna della tabella.
I campi standard che possiamo inserire nella rubrica di Gmail sono i seguenti:
Pertanto, il foglio Excel deve presentare almeno le seguenti colonne:
| Nome | Cognome | Indirizzo di posta elettronica | Indirizzo | Telefono |
Quando abbiamo la tabella con i dati inseriti, salviamo il tutto in formato CSV e torniamo in Gmail > Contatti. Clicchiamo sulla funzione “Importa contatti”.
