Settembre è il periodo giusto per effettuare una verifica dello stato di conservazione dei documenti elettronici.
E’ bene ricordare che la conservazione a norma dei documenti elettronici è un obbligo di legge (D.M. 17/06/2014) per tutte le P.IVA soggette alla fatturazione elettronica.
Per adempiere a tale obbligo ci sono diverse soluzioni:
- aderire al servizio di conservazione fornito gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate
- avvalersi di una soluzione di conservazione elettronica a norma fornita da un operatore privato certificato, come ad esempio quella offerta con il pacchetto Fattura Elettronica FULL di myfoglio
- chiedere eventualmente al proprio commercialista che potrebbe fornire un servizio di conservazione direttamente o appoggiandosi ad un operatore certificato
È utile tenere presente che è consentito conservare i documenti elettronici presso più fornitori di servizio contemporaneamente, ad esempio aderire al servizio dell’Agenzia delle Entrate e usufruire dell’offerta di un conservatore privato certificato.
Essendo un obbligo, chi non dovesse conservare i documenti elettronici è passibile di una sanzione di importo variabile tra i 1.032,91 e 7.746,85 euro, come previsto dall’Articolo 52 del DPR n. 633/72.
Per chi avesse già sottoscritto il servizio di conservazione con myfoglio ecco alcune verifiche che è bene effettuare in vista della chiusura dell’anno:
- controllare le fatture e note di credito sia del ciclo attivo che di quello passivo siano state conservate: basta applicare il filtro di stato “non conservato” nella vista ad elenco dei rispettivi documenti elettronici
- E’ importante controllare soprattutto nel caso di documenti importati manualmente e NON ancora conservati, che questi siano corredati da file di esito o metadati: in caso contrario non potranno essere inviati in conservazione fino a quando non saranno completi
- Per maggiori dettagli vedi avanti su come sistemare queste casistiche
Se con queste verifiche doveste trovare dei file che non risultino conservati, ad esempio perché già presenti sul vostro account prima della sottoscrizione del servizio di conservazione, potrete inviarli manualmente in conservazione con l’apposita funzionalità che si trova nel menù Strumenti.
Se i documenti non risultassero conservati perché mancanti dei file di esito (nel caso del ciclo attivo) o dei metadati (nel caso di quello passivo), sarà sufficiente seguire le indicazioni fornite in questo articolo del blog myfoglio e poi importare i file nell’applicazione utilizzando l’apposita funzione “Importa documenti elettronici”.
