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Database online: un’alternativa parziale a Microsoft Access

Vi siete mai chiesti come raccapezzarsi nell’immensa mole di documenti formali che arrivano in azienda ogni giorno? Ebbene, anche a casa il problema di organizzare i documenti e di rintracciarli quando servono si pone quotidianamente. La soluzione è apparente semplice: Microsoft Access e il relativo concorrente Apple — FileMaker — sono considerati dei must nel settore dei database per aziende: archiviare e processare dati, fare interrogazioni, sistemarli in presentazione, ecc. sono tutte operazioni tipiche di un database, sebbene talvolta erroneamente affidate a fogli di calcolo come Excel o OpenOffice.org Calc. In realtà, sebbene questi ultimi siano più facili da gestire e più intuitivi, i database restano precipui per determinate operazioni, come per esempio la creazione di semplici protocolli aziendali (lasciando a parte la questione del protocollo informatico).

Tuttavia, maneggiare Microsoft Access o FileMaker richiede una certa preparazione di base, e per sfruttarli al massimo anche conoscenze di linguaggi di programmazione come VBA. Al contrario, per le PMI con poche pretese e personale non particolarmente specializzato, posso consigliare un database online. Il vantaggio è che un database online è facilmente organizzabile, non richiede un supporto di memorizzazione, perché allocato nel cloud e in alcuni casi, è anche condivisibile con più persone.

Per archiviare documenti relativi a fatture, si può facilmente utilizzare la funzione “Carica documento” di myfoglio, che offre uno spazio di archiviazione e una stringa di ricerca dei documenti.

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In questo caso myfoglio si comporta con un piccolo database e basterà dare un nome univoco e preciso al documento da archiviare in modo da renderne facile il reperimento (nella foto che segue si vede un esempio di ricerca documenti archiviati in myfoglio).

Schermata 2014-12-15 alle 11.14.23Se invece quello che vi interessa è creare un protocollo vero e proprio, con un numero di faldone, un ID, una descrizione, un campo data ecc. allora esistono prodotti specifici come BaseBear, dal funzionamento user friendly o Zoho Creator e Vertabelo, più simili ad Access nella concezione e nell’utilizzo.

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