Vi siete mai chiesti come raccapezzarsi nell’immensa mole di documenti formali che arrivano in azienda ogni giorno? Ebbene, anche a casa il problema di organizzare i documenti e di rintracciarli quando servono si pone quotidianamente. La soluzione è apparente semplice: Microsoft Access e il relativo concorrente Apple — FileMaker — sono considerati dei must nel settore dei database per aziende: archiviare e processare dati, fare interrogazioni, sistemarli in presentazione, ecc. sono tutte operazioni tipiche di un database, sebbene talvolta erroneamente affidate a fogli di calcolo come Excel o OpenOffice.org Calc. In realtà, sebbene questi ultimi siano più facili da gestire e più intuitivi, i database restano precipui per determinate operazioni, come per esempio la creazione di semplici protocolli aziendali (lasciando a parte la questione del protocollo informatico).
Tuttavia, maneggiare Microsoft Access o FileMaker richiede una certa preparazione di base, e per sfruttarli al massimo anche conoscenze di linguaggi di programmazione come VBA. Al contrario, per le PMI con poche pretese e personale non particolarmente specializzato, posso consigliare un database online. Il vantaggio è che un database online è facilmente organizzabile, non richiede un supporto di memorizzazione, perché allocato nel cloud e in alcuni casi, è anche condivisibile con più persone.
Per archiviare documenti relativi a fatture, si può facilmente utilizzare la funzione “Carica documento” di myfoglio, che offre uno spazio di archiviazione e una stringa di ricerca dei documenti.
In questo caso myfoglio si comporta con un piccolo database e basterà dare un nome univoco e preciso al documento da archiviare in modo da renderne facile il reperimento (nella foto che segue si vede un esempio di ricerca documenti archiviati in myfoglio).
Se invece quello che vi interessa è creare un protocollo vero e proprio, con un numero di faldone, un ID, una descrizione, un campo data ecc. allora esistono prodotti specifici come BaseBear, dal funzionamento user friendly o Zoho Creator e Vertabelo, più simili ad Access nella concezione e nell’utilizzo.
